Google Docs Serienbriefe Add-on

Description

1. Öffnen Sie eine Google Tabelle. Sofern Sie das Addon richtig installiert haben sehen Sie unter dem Menüpunkt “Add-ons” den Menüpunkt “Docs Serienbriefe”.

2. Pflegen Sie in der Google Tabelle die dynamische Inhalte die Sie später in einer Briefvorlage dynamisch einfügen möchten. Beachten Sie, dass in der ersten Zeile der Tabelle die Spaltenüberschriften gepflegt werden müssen. Jede Spaltenüberschrift kann später als eine Art Platzhalter in Ihrer Briefvorlage verwendet werden. Sie können die Spaltenüberschriften beliebig benennen. Beispiele: Name, Adresse, Anschrift, Email.

3.Erstellen oder Bearbeiten Sie nun ein beliebiges Google Doc Textdokument über Ihre Drive Ablage. Um die Inhalte aus Ihrer Tabelle dem Textdokument später hinzuzufügen, hinterlegen Sie als Platzhalter die jeweilige Spaltenüberschrift aus der Google Tabelle umgeben von %-Zeichen. Beispiele: %Name%, %Adresse%, %Anschrift%, %Email%.

Beachten Sie, dass die Platzhalter, abgesehen von den Prozentzeichen am Beginn und Ende, identisch mit den in der Google Tabelle verwendeten Spaltenüberschriften sein müssen. Auch Groß-/Kleinschreibung wird unterschieden!

4. Erzeugen Sie nun Serienbriefe auf Basis Ihres Google Docs Dokuments mit den zugehörigen Informationen aus Ihrer Google Tabelle durch Auswahl eines der Menüpunkte:
- Serienbriefe für markierte Zeilen
- Serienbriefe für alle Zeilen
- Druckdokument für markierte Zeilen
- Druckdokument für alle Zeilen

Beim ersten Aufruf des Add-on werden Sie anschließend aufgefordert das entsprechende Google Doc Textdokument, welches als Vorlage für die Erstellung der Briefe dienen soll, auszuwählen. Sie können später jederzeit über den Menüpunkt “Einstellungen” eine anderes Google Doc Textdokument als zu verwendende Vorlage auswählen. Anschließend startet die Erstellung der Serienbriefe.

Nach erfolgreicher Erstellung des Google Doc Serienbrief erhalten Sie automatisch in der Spalte “Protokoll Serienbriefe” Ihrer Google Tabelle einen Link auf das neu in Ihrer Google Drive Ablage erzeugte Dokument.

Über den Menüpunkt "Einstellungen" können Sie jederzeit die ausgewählte Briefvorlage ändern und den Ablageordner der Briefe in Ihrer Drive Ablage frei wählen. Auch den Dateinamen der zu erzeugenden Briefe können Sie hier frei gestalten und über die Platzhalter personalisieren. Den direkten Versand der Briefe via E-Mail können Sie ebenfalls in den Einstellungen aktivieren und die Spalte mit den Empfänger Email-Adressen festlegen. Auch den Betreff, Mailtext sowie CC/BCC-Empfänger können Sie nach aktivieren des E-Mail Versands individuell festlegen.

Der Funktionsumfang ist abhängig von der Produktversion. Die kostenlose Basis-Version verarbeitet nicht alle Zeilen, sondern lediglich die ersten 10 Zeilen der Google Tabelle. Dabei werden die Briefe immer im Google Doc-Format erstellt. In den Produktversionen Plus und Business können die Briefe auch im PDF-Format erzeugt und per E-Mail versendet werden. Des Weiteren steht die mehrer Zeilen markieren Funktion nicht in der Basis-Version zur Verfügung, entsprechend wird nur die aktuell markierte Zeile bzw. die erste der markierten Zeilen verarbeitet. Mehr Informationen hierzu erhalten Sie unter: http://apps-experts.de/google-apps-addons/google-docs-serienbriefe-erstellen/