EasyRequest

Description

EasyRequest es un complemento para hojas de cálculo de Google con el que podrás
gestionar solicitudes o peticiones procedentes de un formulario de Google desde
el propio correo electrónico.

Te permitirá personalizar los valores de validación según tu necesidad (Aprobado, Denegado, Pendiente...) , la persona o personas encargadas de gestionar las peticiones. También podrás crear una plantilla personalizada acorde con el contexto del formulario.


Empezando a usar EasyRequest

Crea un formulario de Google
Activa la opción “Recopilar las direcciones de correo electrónico”
Abre la Hoja de Cálculo asociada a este formulario
Haz click en Complementos > EasyRequest > Iniciar


¿Cómo utilizar EasyRequest?

En la configuración del complemento, agrega tantos validadores como desees, personaliza los valores de validación y crea la plantilla del email.

Validadores

Los validadores son las personas encargadas de gestionar las solicitudes. Al agregar los validadores, se crea automáticamente una nueva pregunta en el formulario asociado con los distintos validadores (nombres) para seleccionar la persona que gestionará esa solicitud.

Valores de validación

Los valores de validación son aquellos que podrán seleccionar los validadores para definir el estado de la petición (Alto, Medio, Bajo... Aprobado, denegado...).



Creación de plantilla de email

En la plantilla, personaliza el email que recibirán los validadores con los datos o textos que desees acorde con la solicitud.

Una vez que se registra la petición en la hoja, se envía un email al validador seleccionado en el formulario, con la plantilla creada y el módulo* de validación.

*El módulo de validación aparece en el email de la petición, para seleccionar el estado de validación y agregar, si se desea, un comentario adicional.


¿Y si respondemos a una solicitud?

Al responder una petición, se modifica su estado con el valor seleccionado e informa con un email a la persona que realiza la solicitud, informando de la respuesta.


Interfaz de EasyRequest

En la pantalla principal aparece un gráfico circular, con los distintos estados de las peticiones registradas.

También cuenta con un interruptor para activar o desactivar el complemento.

Si apagamos EasyRequest, la peticiones seguirán quedando registradas, pero el responsable de validación no recibirá ningún email para gestionarlas.




EasyRequest

Summary:

Manage requests from your email account directly and control their status in an easy way.


Detailed description:

EasyRequest is an add-on for Google Sheets. With it, you can manage requests from a Google Form using your email.
It allows you customize the values of validation according your need (approved, denied, pending…) and the responsible person (or people) for managing the request. Moreover, you can create a custom template in line with the Form context.


Getting started with EasyRequest

Create a Google Form
Active the option “Collect email address”
Open the Google Sheet related to this Form
Click on Add-ons > EasyRequest > Iniciar


How to use EasyRequest?

In the Settings menu, add so many validator as you want, customize the values of validations and create the email template.

Validators

The validators are the responsible people for managing the requests. When you add a new validator, a new answer is created automatically in the Form related to the different validators. This way, you can choose the person who manage that request.

Values of Validations

The values of validation are the answers which validator can select to define the request status (for example: approved, denied…).


Email template

Customize the email that will be received by the validator with the data or text that you want.

When a new request is registered in the Sheet, an email is sent to the selected validator, with the template and the validation module*.

*The validation module appears in the email of the request. This way you can choose de validation state and add, if you want, an additional commentary.


If we respond to a request...

When you respond to a request, it modifies its status with the value that we have chosen. Also, it informs with an email to the person who made the request, including the response.

EasyRequest Interface

A pie chart appears in the main screen with the different status of the registered requests.

It also has an switch to activate or deactivate this add-on.

If we turn off EasyRequest, the requests will continue to be registered, but the responsible for validation won’t receive any email to manage them.